Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens. 

In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Vilna.nl, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit. 

Vilna.nl BV, gevestigd te Voorburg en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85042986. 

is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar contact@vilna.nl. 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens. 

Bijzondere persoonsgegevens 

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens. Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar 

De gegevens van personen jonger dan 16 jaar welke door ons worden verzameld, zijn altijd met toestemming van zijn/haar ouder of voogd aan ons verstrekt. Als je ervan overtuigd bent dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon hebben verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via de e-mail en dan verwijderen wij, indien mogelijk, deze informatie. Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens? 

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt. 

Wij helpen je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons bellen, e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kunnen we ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad. 

Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op: 

Naam 

E-mailadres 

Telefoonnummer 

Jouw bericht 

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang. 

2. Om een aanbod op te stellen en naar je te versturen. 

Voordat we voor je aan de slag gaan sturen we je een offerte. Hiervoor slaan we de volgende gegevens van je op: 

N.A.W. gegevens 

Bedrijfsnaam (optioneel) 

Kamer van Koophandelnummer (optioneel) 

Btw-ID nummer (optioneel) 

E-mailadres 

Telefoonnummer 

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang. 

3. Om je een intakeformulier te laten invullen, een overeenkomst uit te voeren, een kennismakingsgesprek met je in te plannen, je in te schrijven voor een traject of opleiding, je informatie over het traject en de opleiding toe te sturen en afspraken met je te kunnen maken. 

Als je bij ons diensten afneemt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst: 

N.A.W. gegevens 

Geboortedatum 

Bedrijfsnaam (optioneel) 

E-mailadres 

Telefoonnummer 

Overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens 

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. 

4. Om je te kunnen factureren & incasseren. 

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan staan wij in ons recht om een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso slaan we de volgende gegevens van je op: 

N.A.W. gegevens 

E-mailadres 

Telefoonnummer 

Bedrijfsnaam 

Kamer van Koophandelnummer (optioneel) 

Btw-ID nummer (optioneel) 

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting. 

5. Om je onze nieuwsbrief toe te kunnen sturen. 

Als je hebt aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen, dan slaan wij daarvoor de volgende gegevens op: 

N.A.W. gegevens 

E-mailadres 

Wettelijke grondslag: toestemming. 

6. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening. 

Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stellen we je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken: 

Naam 

E-mailadres 

Wettelijke grondslag: toestemming. 

7. Om je in te schrijven voor workshops, webinars en/of masterclasses en je informatie met betrekking tot mijn webinars en (online) diensten toe te sturen. 

Als je je hebt ingeschreven voor een workshop, webinar, masterclass of online dienst stuur ik je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op: 

Naam 

E-mailadres 

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. 

8. Om jouw review op mijn website en/of social media te kunnen delen. 

Als je mij een review hebt gestuurd, publiceer ik deze op mijn website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op: 

Naam 

Bedrijfsnaam (optioneel) 

Functie / beroep 

Wettelijke grondslag: toestemming. 

Cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken Vilna.nl gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld. 

Daarnaast gebruiken wij analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van onze bezoekers te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan de website te kunnen verbeteren. Last but not least maken we soms ook gebruik van tracking cookies (Facebook pixel) zodat we je op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en social media bedrijven. 

Als we je toestemming nodig hebben om cookies te mogen plaatsen dan vraagen we je dit tijdens je eerste bezoek aan deze website. We verwijzen je daarbij ook naar onze cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. 

Doorgifte aan partners Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. 

Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die: 

Onze nieuwsbrieven versturen (Mailblue) 

Ons CRM systeem verzorgen (SYSplatform) 

Onze betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird, Woocommerce, Plug&Pay Mollie, iDeal) 

Onze webhosting en e-mail verzorgen (welke partij?) 

Onze boekhouding verzorgen (Bureau Force Finance) 

Onze online meetings verzorgen (Zoom) 

Onze online leeromgeving verzorgen (Huddle) 

Overige software die wij gebruiken (???) 

Met subverwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Wij werken alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving. 

Enkele van onze partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechteinstein, Noorwegen en IJsland). Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. 

Met deze partners hebben wij passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd. 

Doorgifte aan derden 

In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten Vilna.nl, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat wij verplicht worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht. 

De beveiliging van jouw gegevens 

Vilna.nl heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. 

Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang wij samenwerken met deze partijen. 

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard? 

Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”. 

Persoonsgegevens: Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijderen wij 2 jaar na ons laatste contact. 

E-mail: E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil. 

Facturen en offertes: Facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar verwijderd. Je gegevens blijven tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem. 

Nieuwsbrief: Je kunt op ieder gewenst moment jouw gegevens zelf uit ons nieuwsbriefsysteem verwijderen. 

Online coachingsessies: Wanneer we hebben afgesproken dat we jouw coachingsessie opnemen bewaar ik deze 30 dagen. Na 30 dagen worden de opgenomen sessies automatisch verwijderd. Sessies ouder dan 1 jaar worden bij deze archivering verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil. 

Jouw rechten Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Vilna.nl. 

Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar contact@vilna.nl. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. 

Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vragen wij je deze ook mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Vilna.nl wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Melden van een datalek 

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij ons aan de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen. Wij kunnen dan direct actie ondernemen. 

Aansprakelijkheid 

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Vilna.nl verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Vilna.nl accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden. 

Wijzigingen in deze verklaring 

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Vilna.nl om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf. Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief waar wij je op de hoogte houden van eventuele wijzigingen. 

In ieder geval raden wij je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Vilna.nl ga je akkoord met deze wijzigingen. 

Contact Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de mail, contact@vilna.nl 

Vilna.nl BV is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85042986. 

Versie: oktober 2023